W taki sposób, papierowy obieg faktur sprawia, że dokumenty mogą zaginać, bo po prostu są przechowywane w szufladzie lub są zbyt długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy krążyć po firmie. To powinno ulec zmianie. Szczęśliwie jest innowacyjna alternatywa – elektroniczny obieg faktur – faktury EFEMATIC. Na szczęście jest sposób, aby zaradzić temu. Coraz więcej firm decyduje się dokładnie na wdrażania rozwiązań do skanów i elektronicznego obiegu faktur. Nasuwa się pytanie, Jak to działa? Dokumenty, które pojawiają się w firmie są sortowane i skanowane.
Specjalistyczne oprogramowanie odpowiada za przetwarzanie danych z zeskanowanej faktury. Wykorzystywana technologia do tego celu to OCR – Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (inteligentne rozpoznawanie znaków). System prezentuje skan faktury oraz dane, umożliwiając również na ręczną poprawę danych. Skuteczność automatycznego odczytania danych dokumentu faktury (zobacz wystawianie faktur online) w pierwszej próbie może przebić nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury (http://efematic.pl/) łącznie z informacjami może zostać przekazany bezzwłocznie do systemu finansowo-księgowego, przykładowo jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do elektronicznego obiegu. Co można zyskać stosując tego rodzaju rozwiązanie? Najistotniejsze są oszczędności.