Obieg faktur w firmie jesteśmy w stanie ulepszyć. Potrzeba ciekawych rozwiązań, jakie są już dostępne

Standardem w firmach z Polski, jak i tych zagranicznych jest papierowy obieg faktur związanych z zakupem. Czy taki obieg jest wystarczający, czy nie generuje kłopotów? W niektórych sytuacjach takie dokumenty odsyłane są do sekretariatu albo sektorów biznesu przedsiębiorstwa.
Tam dokonuje się opisu przez osoby, które konkretną rzecz czy usługę kupiły, w dalszej części zaś są kierowane do księgowej. Tam właśnienastępuje ich księgowanie i dokonanie wpłaty. Niestety, nawet jeżeli faktura trafi w pierwszej kolejności do działu księgowości, to równocześnie musi zostać opisana i zatwierdzona w dziale merytorycznym.



faktury papierowe
Autor: Savoir-faire Linux
Źródło: http://www.flickr.com
W taki sposób, papierowy obieg faktur sprawia, że dokumenty mogą zaginać, bo po prostu są przechowywane w szufladzie lub są zbyt długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy krążyć po firmie. To powinno ulec zmianie. Szczęśliwie jest innowacyjna alternatywa – elektroniczny obieg faktur - faktury (sprawdź to koniecznie) EFEMATIC. Na szczęście jest sposób, aby zaradzić temu. Coraz więcej firm decyduje się dokładnie na wdrażania rozwiązań do skanów i elektronicznego obiegu faktur. Nasuwa się pytanie, Jak to działa? Dokumenty, które pojawiają się w firmie są sortowane i skanowane.

Specjalistyczne oprogramowanie odpowiada za przetwarzanie danych z zeskanowanej faktury. Wykorzystywana technologia do tego celu to OCR – Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (inteligentne rozpoznawanie znaków). System prezentuje skan faktury oraz dane, umożliwiając również na ręczną poprawę danych. Skuteczność automatycznego odczytania danych dokumentu faktury w pierwszej próbie może przebić nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury (http://efematic.pl/) łącznie z informacjami może zostać przekazany bezzwłocznie do systemu finansowo-księgowego, przykładowo jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do elektronicznego obiegu. Co można zyskać stosując tego rodzaju rozwiązanie? Najistotniejsze są oszczędności.

e-faktura
Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com
Pierwsze oszczędności są możliwe w przedsiębiorstwach zdobywających od pięciu tysięcy faktur wzwyż rocznie. Taka zamiana obiegu papierowego na elektroniczny gwarantuje pożytek dla każdego działu który uczestniczy w tym procesie. Najważniejsze sprawy to z pewnością zmniejszenie czasu czy redukcja kosztów obsługi faktur.
February 02, 2018